8 działań, które zminimalizują skutki obecnego kryzysu w Twojej firmie

21 marca 2020 TRUSTMAN

8 działań, które zminimalizują skutki obecnego kryzysu w Twojej firmie

Kluczem do zarządzania każdym kryzysem jest odpowiednie do niego przygotowanie. Przedstawiamy działania, które warto rozważyć, aby zminimalizować skutki wystąpienia pandemii koronawirusa.

1. Ciągłość działania
Zapewnienie ciągłości działania organizacji pomaga w realizacji planów strategicznych. Poprzez analizę kluczowych procesów i zaangażowanych w nie zasobów, poznajemy obszary krytyczne i najbardziej narażone na zagrożenia zewnętrzne i wewnętrzne. W aktualnej sytuacji każda firma powinna rozważyć wprowadzenie planów kryzysowych oraz planu ciągłości działania. Firmom które posiadają takie plany, rekomenduje się głęboką i dokładną analizę obowiązujących reguł oraz ich testy na wszystkich poziomach: zarządczym, operacyjnym, formalnym, security, IT, procesów biznesowych, bezpieczeństwa personelu i majątku organizacji. Analiza ryzyka oraz znajomość procesów wewnętrznych organizacji, zrozumienie zależności pomiędzy jej specyficznymi elementami, identyfikacja roli i zakresów odpowiedzialności pracowników oraz łączących ich stosunków biznesowych, są elementarnymi od których powinno się zacząć proces planowania ciągłości działania. Podział ról określi nam, kto i w jakim zakresie będzie podejmował decyzje i kto będzie go mógł w tym zastąpić. Przygotowanie planów i stosownych procedur to jedno ale ich skuteczne wdrożenie to kolejna kwestia i zaraz olbrzymie wyzwanie. Uświadomienie wagi i znaczenia business continuity jest jednym z głównych wyzwań dla naszych firm.

2. Zarządzanie kryzysowe
Poprzez identyfikację, analizę i ocenę ryzyka, a następnie wypracowanie odpowiednich działań zaradczych nasze firmy będą w stanie ograniczać ryzyko do akceptowalnego poziomu. Przeanalizuj możliwości stworzenia zespołu kryzysowego, ewentualnie poszukaj w tym zakresie wsparcia zewnętrznego. Założeniem i fundamentem funkcjonowania takiego zespołu jest posiadanie zdolności decyzyjnych między innymi w zakresie korekt aktualnej strategii, zarządzania ryzykiem, działań w obszarze HR, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Do tego konieczne są atrybuty związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw, kwestie korporacyjne i prawne. 

3. Łańcuch dostaw
Jeśli chcemy mieć pewność, że nasze firmy nie tylko przetrwają, ale będą rozwijać się przez następne lata, łańcuch dostaw musi znaleźć się w centrum naszych rozważań i analiz. Zmapowanie łańcucha dostaw pomoże ustalić potencjalne braki i ryzyka w ciągłości działania. Warto przeanalizować scenariusz braku dostępności towaru / usługi u kluczowego dostawcy. Sprawdzenie, czy planowane mechanizmy ograniczające i wynikające z tego ryzyka są wystarczające. Uwzględnienie czy przyjęte reguły zaradcze jak: dywersyfikacja dostawców usług, ubezpieczenie od konsekwencji handlowych, monitorowanie skuteczności oraz plany ciągłości działania są realizowane.

4. Praca i ochrona zdrowia 
Od początku trwania pandemii wirusa COVID- 19 my jako pracodawcy zmagamy się z zapewnienie ciągłości i bezpieczeństwa naszego biznesu oraz ochroną zdrowia i życia pracowników. W przypadku pracy zdalnej niezwykle istotna jest wiedza na temat miejsc przebywania naszych pracowników i pracy jaką aktualnie wykonują. Jeżeli jednak nie mamy możliwości aby skierować pracowników do pracy zdalnej, zadbajmy o ich miejsce pracy. Stwórzmy schematy postępowania prewencyjnego i w przypadku podejrzenia zakażeniem. Udostępnijmy niezbędne wyposażenie i środki bezpieczeństwa. Monitorujmy, monitorujmy, monitorujmy.  Funkcjonowanie w tym okresie ułatwi nam również stworzenie lub aktualizacja procedur postępowania w przypadku nieobecności z powodu kwarantanny, choroby lub opieki. Implementacja takich procedur: zgłaszania choroby oraz organizacji (ograniczeń) podróży służbowych ale i zasady na wypadek długotrwałego zamknięcia żłobków, przedszkoli i szkół, w ostatnim czasie nabiera znaczenia.

5. Zarządzanie finansami
Niezwykle istotne jest wykonanie rewizji planów finansowych naszej firmy. Analiza cash flow, budżetu, przychodów, kosztów oraz ryzyka utraty płynności, do tego dogłębna ocena ich wpływu na funkcjonowanie naszego biznesu – staje się fundamentalne aby minimalizować skutki aktualnej sytuacji. Pamiętajmy również, aby monitorować kondycję finansową naszych Klientów i dostawców. Niezbędnym wydaje się poszukiwanie źródeł oszczędności. Do rozważenia jest przeprowadzanie optymalizacji kosztów w miejscach i obszarach niebiznesowych. Przykład: firma X nie pracuje pełną mocną, część pracowników pracuje zdalnie, spada sprzedaż dlatego zasadnym wydaje się przeprowadzenie reedukacji ilości pracowników ochrony (roboczogodzin), co przełoży się na zmniejszenie kosztów tej usługi i wielotysięczne oszczędności.

6. Słabe punkty i wąskie gardła
W tym kontekście warto przeprowadzić analizę kluczowych procesów biznesowych, zespołów, pracowników, podwykonawców, dostawców i interesariuszy w celu identyfikacja słabych punktów bądź możliwości wystąpienia wąskich gardeł.  Szczególną uwagę warto skierować na plany ciągłości działania na wypadek niedyspozycji personelu w tym: schematy zastępstw dla kluczowych pracowników, zabezpieczenie majątku w czasie kwarantanny oraz kluczowych procesów biznesowych. Aby przeprowadzić proces skutecznie analizie podlegać powinna też macierz kompetencji w zespołach w tym dostosowanie procedur i procesów do możliwości pracy zdalnej.

7. Komunikacja 
Ilość informacji jest jednym z wyzwań, z którymi nasze firmy muszą potrafić sobie skutecznie radzić. Inwestujmy w dobrą, skuteczną i otwartą komunikację, szczególnie z pracownikami, inwestorami, Klientami i dostawcami. Ponieważ w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, kluczowa będzie jasna i zrozumiała komunikacja ze wszystkimi podmiotami, których dotknęła nieoczekiwana sytuacja. Korzyści z transparentnego przekazu będą o wiele większe niż w przypadku zatajenia lub ujawnienia niepełnych informacji. Efektywna wielowymiarowa komunikacja przyniesie naszym organizacjom szereg korzyści w tym ograniczy niepokój. Często od jakości komunikacji zależy przyszłość przedsiębiorstwa i jego podatność na chaos.

8. Inne ryzyka
Pandemia COVID-19 aktualnie jest jednym z głównych ryzyk dla każdego biznesu, ale nie jest jedynym zagrożeniem z jakim mierzą się nasze organizacje. Wcześniej zdefiniowane ryzyka (pożary, kradzieże, fraudy, przestoje, etc) nadal pozostają niebezpieczne dla firmy. Zapobieganie stratom czy cyberbezpieczeństwo nie powinno stracić atencji ponieważ podatność ja ich materializację wbrew pozorom nie zmalała.

, , , , , ,